Podpisani.pl prywatnie

Dopuszczenie innych rozwiązań niż podpis kwalifikowany, archiwum z możliwością wyszukiwania oraz podział na okresy rozliczeniowe – to tylko niektóre z rewelacji jakie przynosi nowe rozporządzenie o e-fakturze, które Ministerstwo Finansów opublikowało przed świętami.

Ministerstwo, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, wprowadza od 1.01.2011 nowe rozporządzenie o fakturze elektronicznej. Podatnik będzie mógł wystawiać e-faktury pod warunkiem, że zapewni ich autentyczność (pewność od kogo pochodzą) i integralność (pewność, że nie uległy zmianie w czasie ich przesyłania/przechowywania), jednak – i tu nowość – nie narzuca, a jedynie wskazuje w jaki sposób można te dwa atrybuty zapewnić. To co jest wskazywane, jest już znane i krytykowane od 5 lat, a mowa tutaj o:

1. podpisie elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego (w skrócie e-podpis kwalifikowany)
2. EDI, czyli Elektronicznej Wymianie Danych, pociągającej za sobą potrzebę integracji dwóch lub więcej systemów informatycznych a także podpisanie odpowiedniej umowy o jej świadczenie

Ministerstwo nie wskazuje innych metod, ale eksperci nie mają złudzeń: nadal będzie to e-podpis, ale tym razem taki, który można mieć za 100zł, a nie 300 zł, lub taki który każdy może wygenerować sobie sam (w internecie znaleźć można wiele poradników jak to zrobić). Istnieją też wyspecjalizowane firmy, które udostępniają e-podpis wraz z oprogramowaniem do faktur dla MŚP za darmo, jak np. oprogramowanie MicroFV wraz z podpisem elektronicznym do e-faktur od Elektronicznie podpisani.pl. Oznacza to, że małe firmy mogą przestać obawiać się kosztów związanych z użyciem e-faktury, jednak nadal muszą posługiwać się specjalnie do tego celu przygotowanymi programami.

Co ciekawe, wydaje się również możliwe, by kontrolę autentyczności i integralności zrealizować w sposób procesowy, np. umożliwić, by Odbiorca faktury mógł zadzwonić na infolinie i spytać “czy dana faktura była mu wystawiana i przez kogo”. By zrealizować postulat integralności należałoby przedyktować przez telefon całą zawartość wystawionego dokumentu, jednak istnieją przesłanki by uznać to za jedno z możliwych rozwiązań.

Ministerstwo raczy nas również nowościami, czyli przechowywaniem faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe oraz wyszukiwaniem. Powstaje więc wątpliwość, czy podatnik, który skrupulatnie umieszcza e-faktury w odpowiednich katalogach na swoim dysku, a system operacyjny umożliwia przeszukiwanie wewnątrz plików, to czy takie rozwiązanie spełnia wymogi rozporządzenia? Wydaje się, że tak. Warto nadmienić, że wymóg “dostępu on-line” do e-faktur został zniesiony dla faktur przechowywanych w kraju, co w konsekwencji sugeruje możliwość archiwizacji faktur również na płycie CD.

Jeden zapis jedynie niepokoi – paragraf 8:

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

Można by rzec, że ktoś z Ministerstwa zostawił sobie tzw. “backdoor”, czyli furtkę do tego, by każdego podatnika jak będzie trzeba – złapać. Co znaczy, przetwarzanie przez organ danych zawartych w fakturach? Czy wystarczy, że będą w stanie je odczytać na ekranie, czy wymagać będą danych w formie tekstowej? Excelu? CSV? nie wiadomo, ale wiadomo jedno – zapis ten interpretować można na wiele sposobów. Wyobrażam sobie np. sytuacje, w której przechowuje faktury w dokumencie PDF, a kontroler mówi mi, że nie może tego otworzyć w Excelu, żeby mu się ładnie wszystko podliczyło, więc nie może przetwarzać dostarczonych danych. Klops. Jak będzie w praktyce? Poczekajmy do pierwszych interpretacji Urzędów Skarbowych.

Co z tym PDFem?

Sam dokument PDF nie można uznać za taki, który zapewnia integralność i autentyczność pochodzenia. Potrzebne są dodatkowe mechanizmy, pozwalające stwierdzić czy to co wysłał nadawca, jest tym co do mnie dotarło oraz czy to co dotarło pochodzi od podmiotu od którego podejrzewam, że pochodzi. Dlaczego tak? Jestem w stanie sobie wyobrazić, że przy masowym dostawcy (np. telekomunikacyjnym) ktoś rozsyła fałszywe faktury, zmieniając jedynie numer konta na fakturze. Brak zabezpieczeń stwarza pole do nadużyć, których bez wymienionych wyżej mechanizmów kontroli –  nie moglibyśmy wykryć.

PDF musi zostać wzbogacony o możliwość weryfikacji pochodzenia i niezmienności treści – tylko taki może być uznany za zgodny z rozporządzeniem.

Podsumowanie

Nowe rozporządzenie to przede wszystkim możliwość stosowania innych mechanizmów kontroli bezpieczeństwa dokumentu (np. “zwykły” e-podpis), w tym również procesowych. Warto podpisać dwustronną umowę w której obie strony zgadzają się na uzgodnione mechanizmy, lub skorzystać z gotowych rozwiązań rynkowych.