O fakturach elektronicznych mówi się coraz więcej, zwłaszcza że kolejne firmy namawiają nas do wybrania elektronicznej formy rozliczeń. Czym tak naprawdę jest faktura elektroniczna? Jak się nią posługiwać? Jakie ma umocowanie prawne? To wkońcu można wysłać ją w formie PDF czy nie?

Faktura elektroniczna posiada swoje umocowanie w prawie od 2005 roku, kiedy to Minister Finansów na mocy odpowiedniego rozporzÄ…dzenia wprowadziÅ‚ pojÄ™cie “faktury elektronicznej”. Od tamtego czasu niewiele siÄ™ w tej sprawie dziaÅ‚o, a to głównie za sprawÄ… stawianych jej wymogów. Wiele osób na nie narzeka, czego osobiÅ›cie nie rozumiem. “Nie da siÄ™”, “za drogo wychodzi” itp. PrzypominajÄ… mi trochÄ™ narzekanie na Windows Vista – jasne, wolno dziaÅ‚a, ale na sprzÄ™cie który nie jest do tego przygotowany. Tak samo jest z fakturami elektronicznymi – nie dziaÅ‚ajÄ…, jeÅ›li ktoÅ› nie jest do tego przygotowany. Informacji do przyswojenia jest wiele. Archiwizacja, autentyczność, integralność – masakra! Po co to? Kiedy prowadzÄ™ warsztaty z faktur elektronicznych zawsze wykorzystujÄ™ przykÅ‚ad listu miÅ‚osnego i zazdrosnego ex.

Historia jest następująca:
Ania, która niedawno zerwała z Danielem, bardzo podoba się Markowi. Daniel nie pogodził się jeszcze ze stratą i nie zamierza się poddawać. Daniel to z wykształcenia informatyk.
Marek (ten dobry) chce przesÅ‚ać do Ani wiadomość z wyznaniem miÅ‚osnym. Pisze jÄ… w Wordzie, zaÅ‚Ä…cza do maila i wysyÅ‚a do Ani. ZÅ‚oÅ›liwy Daniel, wykorzystujÄ…c swojÄ… wiedzÄ™ i fakt że znajduje siÄ™ w tej samej sieci lokalnej co Marek – przechwytuje wiadomość, zanim ta dotrze na serwer Ani. Zmienia jej treść, ale nic wiÄ™cej i ponawia wysyÅ‚kÄ™.
Ania otrzymuje mail o dziwnej treści pochodzącej od Marka. Przynajmniej tak jej się wydaje. Nigdy więcej się nie spotkali.

NastÄ™pnie prezentujÄ™ “podszycie” siÄ™ pod adres mailowy jednego z uczestników. Prowadzi to do zrozumienia niebezpieczeÅ„stwa, które zidentyfikowaÅ‚ ustawodawca. Lekiem na taki stan rzeczy sÄ… wprowadzane przez rozporzÄ…dzenie zabezpieczenia – owiany zÅ‚Ä… sÅ‚awÄ… podpis elektroniczny oraz system EDI. Nad wadami i zaletami obu rozwiÄ…zaÅ„ rozwodzić siÄ™ nie bÄ™dÄ™.

WracajÄ…c do głównego wÄ…tku – czym jest faktura elektroniczna? Najkrócej mówiÄ…c jest to dokument elektroniczny którego autentyczność (“od kogo pochodzi?”) oraz integralność (“przez nikogo nie zmieniony”) zapewniona jest wÅ‚aÅ›nie przez podpis elektroniczny lub EDI. Jasne, prawda? :)
O tym po czym poznać, że otrzymana faktura jest elektroniczna napiszę w osobnej notce.

Co można zrobić z fakturÄ… elektronicznÄ…? To co z normalnym plikiem, byleby nie drukować. Serio. Faktura elektroniczna musi zachować swojÄ… “elektronicznÄ…” postać.

Czy można jÄ… wysÅ‚ać w PDFie? Jasne, że można. Pod warunkami. Format PDF obsÅ‚uguje osadzanie podpisu elektronicznego, jak również taki podpis można doÅ‚Ä…czyć. Można też tak skonstruować umowÄ™ EDI by byÅ‚o to możliwe. Tutaj jednak nie wszystko jest takie proste. Kwalifikowany podpis elektroniczny, który wymagany jest przez rozporzÄ…dzenie, posiada jednÄ… wadÄ™ – wystawiany jest na maksymalnie dwa lata, a faktury przechowywać trzeba przez min 5. I co teraz? W grÄ™ wchodzi archiwizacja, ale to tak obszerny temat, że również nadaje siÄ™ na osobnÄ… notkÄ™.