O fakturach elektronicznych mówi się coraz więcej, zwłaszcza że kolejne firmy namawiają nas do wybrania elektronicznej formy rozliczeń. Czym tak naprawdę jest faktura elektroniczna? Jak się nią posługiwać? Jakie ma umocowanie prawne? To wkońcu można wysłać ją w formie PDF czy nie?

Faktura elektroniczna posiada swoje umocowanie w prawie od 2005 roku, kiedy to Minister Finansów na mocy odpowiedniego rozporządzenia wprowadził pojęcie “faktury elektronicznej”. Od tamtego czasu niewiele się w tej sprawie działo, a to głównie za sprawą stawianych jej wymogów. Wiele osób na nie narzeka, czego osobiście nie rozumiem. “Nie da się”, “za drogo wychodzi” itp. Przypominają mi trochę narzekanie na Windows Vista – jasne, wolno działa, ale na sprzęcie który nie jest do tego przygotowany. Tak samo jest z fakturami elektronicznymi – nie działają, jeśli ktoś nie jest do tego przygotowany. Informacji do przyswojenia jest wiele. Archiwizacja, autentyczność, integralność – masakra! Po co to? Kiedy prowadzę warsztaty z faktur elektronicznych zawsze wykorzystuję przykład listu miłosnego i zazdrosnego ex.

Historia jest następująca:
Ania, która niedawno zerwała z Danielem, bardzo podoba się Markowi. Daniel nie pogodził się jeszcze ze stratą i nie zamierza się poddawać. Daniel to z wykształcenia informatyk.
Marek (ten dobry) chce przesłać do Ani wiadomość z wyznaniem miłosnym. Pisze ją w Wordzie, załącza do maila i wysyła do Ani. Złośliwy Daniel, wykorzystując swoją wiedzę i fakt że znajduje się w tej samej sieci lokalnej co Marek – przechwytuje wiadomość, zanim ta dotrze na serwer Ani. Zmienia jej treść, ale nic więcej i ponawia wysyłkę.
Ania otrzymuje mail o dziwnej treści pochodzącej od Marka. Przynajmniej tak jej się wydaje. Nigdy więcej się nie spotkali.

Następnie prezentuję “podszycie” się pod adres mailowy jednego z uczestników. Prowadzi to do zrozumienia niebezpieczeństwa, które zidentyfikował ustawodawca. Lekiem na taki stan rzeczy są wprowadzane przez rozporządzenie zabezpieczenia – owiany złą sławą podpis elektroniczny oraz system EDI. Nad wadami i zaletami obu rozwiązań rozwodzić się nie będę.

Wracając do głównego wątku – czym jest faktura elektroniczna? Najkrócej mówiąc jest to dokument elektroniczny którego autentyczność (“od kogo pochodzi?”) oraz integralność (“przez nikogo nie zmieniony”) zapewniona jest właśnie przez podpis elektroniczny lub EDI. Jasne, prawda? :)
O tym po czym poznać, że otrzymana faktura jest elektroniczna napiszę w osobnej notce.

Co można zrobić z fakturą elektroniczną? To co z normalnym plikiem, byleby nie drukować. Serio. Faktura elektroniczna musi zachować swoją “elektroniczną” postać.

Czy można ją wysłać w PDFie? Jasne, że można. Pod warunkami. Format PDF obsługuje osadzanie podpisu elektronicznego, jak również taki podpis można dołączyć. Można też tak skonstruować umowę EDI by było to możliwe. Tutaj jednak nie wszystko jest takie proste. Kwalifikowany podpis elektroniczny, który wymagany jest przez rozporządzenie, posiada jedną wadę – wystawiany jest na maksymalnie dwa lata, a faktury przechowywać trzeba przez min 5. I co teraz? W grę wchodzi archiwizacja, ale to tak obszerny temat, że również nadaje się na osobną notkę.