Na IPGH5 poruszona została kwestia drukowania faktury elektronicznej. Temat wzbudził spore kontrowersje, więc postaram się go tutaj przybliżyć.

Zacznę od tego, że mówić będziemy o dokumencie faktury spełniającym wymagania rozporządzenia, by stać się e-fakturą. Temat “faktury w pdf do wydruku” zostanie poruszony w innej notce.

Wracając do tematu: firma “X” otrzymuje fakturę elektroniczną i ją drukuje.  Podczas kontroli wykazuje papierową formę, a dopiero gdy pojawia się wątpliwość kontrolera – elektroniczną. Takie postępowanie nazwane zostało mianem pragmatyzmu,  co uzasadniane było niewiedzą kontrolerów. Nie jestem w stanie stwierdzić czy istnieje niewiedza, czy też nie. Postaram się uzasadnić dlaczego drukowanie faktury elektronicznej nie ma sensu, a nawet nie powinno mieć miejsca.

Pierwszy argument: Po co drukować? Zamysłem faktury elektronicznej było pozbycie się papierowych archiwów oraz automatyzacja przepływu pracy. W najbardziej zaawansowanym scenariuszu faktury wymieniane są między systemami Fakturowo-Księgowymi, bez udziału człowieka. Archiwizowaniem również zajmuje się komputer. Ciekawa wizja, prawda? Zwłaszcza dla kogoś, kto ma półki pełne dokumentów.

Argument drugi: Prawo. Ustawa o podpisie elektronicznym stwierdza jasno:

podpis elektroniczny – dane w postaci elektronicznej (…), Art. 3, pkt. 1

Papier nie jest postacią elektroniczną. Oczywiście, dany zapis ma zastosowanie jeśli do zapewnienia integralności i autentyczności danych wybrany został podpis elektroniczny.

Jeśli zastosowaliśmy inny mechanizm niż podpis elektroniczny, to możemy odwołać się do samego rozporządzenia o wystawianiu faktur w formie elektronicznej:

Faktury wysyłane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych (…)

Ma tutaj zastosowanie zasada zachowania formy. Jeśli dostaliśmy fakturę w formie elektronicznej to w takiej postaci jesteśmy zmuszeni ją przechowywać.

Podsumowując

Druk faktury elektronicznej jest oczywiście możliwy – nikt nam nie zabroni. Powstaje jednak pytanie po co to robić?Mam nadzieję, że czasy świadomej kontroli przyjdą lada dzień, a jeśli nie, to można się powołać na przytoczone przeze mnie zapisy prawa.