Mieliście kiedyś wątpliwość co do otrzymywanych faktur? Elektroniczne czy nie? Odliczać od podatku? Co powiedzieć kontroli skarbowej? W takiej sytuacji najlepiej zadzwonić do wystawcy…

I tu pojawia się problem – więksi gracze wydają dużą kasę na Biuro Obsługi Klienta, które nie zawsze wie wszystko i czasem potrafi wprowadzić w błąd. Znam co najmniej jeden przykład firmy, posiadającej około miliona klientów, której facet z biura obsługi potrafi powiedzieć “tak, to jest faktura elektroniczna”, a zaraz potem “to jest faktura którą powinien pan wydrukować”, mimo że na otrzymanej “fakturze” pogrubioną czcionką widnieje napis “ta faktura nie została wysłana do klienta”. W witrynie firmy próżno szukać informacji na ten temat, a to przecież podstawa! Świadomy klient to mniej pytań na infolinii.

Więc po czym poznać? Jeśli użyto podpisu elektronicznego i jest to PDF to Adobe Reader wyświetli informację (o ile mamy szczęście i złożony podpis jest poprawny):

Szczegóły można sprawdzić klikając na ikonkę długopisu:

Na lewym pasku. Kliknięcie rozwinie szczegóły podpisu:

To przykład na osadzanie podpisu w dokumencie (w wyniku podpisu otrzymujemy jeden plik zawierający w sobie podpis i to co podpisaliśmy). Podobnej operacji możemy dokonać na plikach DOC. Wtedy aplikacja (w tym wypadku Word 2007) nie pozwoli na edycję takiego pliku:

Oraz umieści małą ikonkę przypominającą medal w pasku dolnym:

Listę podpisów możemy zobaczyć:

Podpisać elektronicznie możemy również wykorzystując aplikacje dostarczone z zestawem od wystawcy (w moim przypadku Certum). Przy domyślnych ustawieniach aplikacji do podpisywania otrzymamy dwa pliki:

Razem tworzą fakturę elektroniczną w rozumieniu polskiego prawa. Każdy może niewielkim kosztem taką fakturę wystawić (gorzej potem z przechowywaniem ;)).

EDI

Co z EDI? Tutaj jest już problem… ustawodawca pozostawił ogromną dowolność w projektowaniu systemu, przerzucając obowiązek zapewnienia integralności i autentyczności faktury na projektanta, a w efekcie – wystawcę. Całość więc zależy od podpisanej umowy. Ha! Umowa. Przy EDI wymagane jest podpisanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną do której powinien być dołączony aneks traktujący o tym, w jaki sposób ta integralność i autentyczność będzie zapewniona. Tak więc można poszukać umowy.

Nic nie podpisywaliście? Nie wyrażaliście żadnej zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną? Jeśli tak – wyraziliście ją ustnie? Przykro mi, faktura którą otrzymaliście nie jest elektroniczna. Ba, nie jest nawet fakturą. Oczywiście, mam świadomość że przedstawiłem temat w dużym uproszczeniu – zainteresowanych tematem zapraszam do kontaktu mailowego lub dyskusji w komentarzach.