Mieliście kiedyś wątpliwość co do otrzymywanych faktur? Elektroniczne czy nie? Odliczać od podatku? Co powiedzieć kontroli skarbowej? W takiej sytuacji najlepiej zadzwonić do wystawcy…

I tu pojawia siÄ™ problem – wiÄ™ksi gracze wydajÄ… dużą kasÄ™ na Biuro ObsÅ‚ugi Klienta, które nie zawsze wie wszystko i czasem potrafi wprowadzić w bÅ‚Ä…d. Znam co najmniej jeden przykÅ‚ad firmy, posiadajÄ…cej okoÅ‚o miliona klientów, której facet z biura obsÅ‚ugi potrafi powiedzieć “tak, to jest faktura elektroniczna”, a zaraz potem “to jest faktura którÄ… powinien pan wydrukować”, mimo że na otrzymanej “fakturze” pogrubionÄ… czcionkÄ… widnieje napis “ta faktura nie zostaÅ‚a wysÅ‚ana do klienta”. W witrynie firmy próżno szukać informacji na ten temat, a to przecież podstawa! Åšwiadomy klient to mniej pytaÅ„ na infolinii.

Więc po czym poznać? Jeśli użyto podpisu elektronicznego i jest to PDF to Adobe Reader wyświetli informację (o ile mamy szczęście i złożony podpis jest poprawny):

Szczegóły można sprawdzić klikając na ikonkę długopisu:

Na lewym pasku. Kliknięcie rozwinie szczegóły podpisu:

To przykład na osadzanie podpisu w dokumencie (w wyniku podpisu otrzymujemy jeden plik zawierający w sobie podpis i to co podpisaliśmy). Podobnej operacji możemy dokonać na plikach DOC. Wtedy aplikacja (w tym wypadku Word 2007) nie pozwoli na edycję takiego pliku:

Oraz umieści małą ikonkę przypominającą medal w pasku dolnym:

Listę podpisów możemy zobaczyć:

Podpisać elektronicznie możemy również wykorzystując aplikacje dostarczone z zestawem od wystawcy (w moim przypadku Certum). Przy domyślnych ustawieniach aplikacji do podpisywania otrzymamy dwa pliki:

Razem tworzą fakturę elektroniczną w rozumieniu polskiego prawa. Każdy może niewielkim kosztem taką fakturę wystawić (gorzej potem z przechowywaniem ;)).

EDI

Co z EDI? Tutaj jest już problem… ustawodawca pozostawiÅ‚ ogromnÄ… dowolność w projektowaniu systemu, przerzucajÄ…c obowiÄ…zek zapewnienia integralnoÅ›ci i autentycznoÅ›ci faktury na projektanta, a w efekcie – wystawcÄ™. CaÅ‚ość wiÄ™c zależy od podpisanej umowy. Ha! Umowa. Przy EDI wymagane jest podpisanie umowy o Å›wiadczenie usÅ‚ug drogÄ… elektronicznÄ… do której powinien być doÅ‚Ä…czony aneks traktujÄ…cy o tym, w jaki sposób ta integralność i autentyczność bÄ™dzie zapewniona. Tak wiÄ™c można poszukać umowy.

Nic nie podpisywaliÅ›cie? Nie wyrażaliÅ›cie żadnej zgody na otrzymywanie faktur drogÄ… elektronicznÄ…? JeÅ›li tak – wyraziliÅ›cie jÄ… ustnie? Przykro mi, faktura którÄ… otrzymaliÅ›cie nie jest elektroniczna. Ba, nie jest nawet fakturÄ…. OczywiÅ›cie, mam Å›wiadomość że przedstawiÅ‚em temat w dużym uproszczeniu – zainteresowanych tematem zapraszam do kontaktu mailowego lub dyskusji w komentarzach.