W piątek (08.10.2010) Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego faktur elektronicznych. Pojawiają się zapisy wzięte wprost z przepisów unijnych – dowolność mechanizmów zapewnienia integralności i autentyczności faktury, jak również zapisy ułatwiające pracę urzędnikom – archiwizacja faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe, czy udostępnianie danych z faktur w postaci plików tekstowych.

Najważniejsze zapisy jakie pojawiają się w rozporządzeniu:

• faktury mogą być przesyłane w dowolnej formie pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i integralności,  czyli dosłowne wdrożenie Dyrektywy unijnej. Konsekwencją takiego zapisu jest fakt, że “zwykły” PDF nadal nie będzie uznany za e-fakturę
  • W szczególności do zapewnienia integralności i autentyczności faktury można użyć: podpisu kwalifikowanego lub EDI, gdzie EDI wymaga podpisania umowy o Wymianę Danych Elektronicznych
• Odwołanie akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, ma skutek na dzień następny po jej wyrażeniu, lub strony mogą umówić się inaczej – nie więcej jednak niż 30 dni (jest to ukłon w stronę masowych dostawców, czyli zadziałał lobbing)
• Archiwizacja wymaga by faktury były podzielone na okresy rozliczeniowe, były łatwo odszukiwalne oraz udostępniane w formacie tekstowym
• Należy zapewnić organowi kontroli dostęp on-line do archiwizowanych faktur

Analizując nowinki po kolei:

Zwykły PDF to nadal nie e-faktura

Rozporządzenie i Dyrektywa Unijna wymaga by wystawca zapewnił fakturze integralność (zapewnienie mechanizmów kontroli niezmienności treści – pewności, że to co wysłałem, jest tym co zostało odebrane) i autentyczność (kto ją wystawił, od kogo pochodzi?), czego nie ma niestety w samym dokumencie PDF. Naturalnym mechanizmem realizującym te dwa elementy jest podpis elektroniczny i użycie go razem z dokumentem PDF zapewni nam zgodność z Rozporządzeniem. Celowo napisałem “podpis elektroniczny” bez dodatku “kwalifikowany” – każdy e-podpis realizuje mechanizm kontroli integralności i autentyczności podpisanych danych.

e-Podpis to nie wszystko

Podpis elektroniczny to naturalny sprzymierzeniec wspomnianych wyżej wymagań, jednak nie jedyny. Możliwe jest użycie innych technologii, jednak brakuje tutaj światowych standardów, które można by wskazać – trzeba tworzyć własne procesy i narzędzia. W sieci pojawiają się już informacje o usługach, które planują działać na nowych przepisach np. facturo.pl.

Bez umów

Niezależnie od stosowanych technologii, rozporządzenie nie narzuca potrzeby podpisywania umowy między stronami w celu uzgodnienia mechanizmów wymiany danych (poza EDI) – oznacza to większą swobodę w obrocie gospodarczym i być może otworzy to rynek transakcji jednorazowych na e-fakturę, którego zagospodarowanie było do tej pory praktycznie niemożliwe.

Akceptacja w formie elektronicznej, a odwołanie do 30 dni

W zakresie związanym z akceptacjami na otrzymywanie e-faktur niewiele się zmieniło, poza ukłonem w stronę masowych dostawców (prądu, TV itd.), który mieli problemy techniczne z obsługą osób rezygnujących z e-faktur – ich systemy nie nadążały z aktualizacją i zakazem wystawiania e-faktur już na drugi dzień (wspomniał o tym Business Center Club w swojej propozycji Rozporządzenia).

Archiwizacja

Tutaj zachodzi najwięcej zmian:

1. podział na okresy rozliczeniowe
2. przetwarzanie danych w formie tekstowej
3. łatwe odszukiwanie

Dodatkowo, w przypadku gdy faktury przechowywane są w innym kraju członkowskim niż Polska – należy zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Przetwarzanie danych w formie tekstowej

To bardzo kontrowersyjny zapis. Gdyby rozumieć go dosłownie, to wymusza on na podatniku, by tak konstruował on archiwum faktur, by możliwy był eksport danych do Excela, XMLa czy innych standardów umożliwiających tekstowe przetwarzanie danych. Konsekwencją takiego myślenia jest fakt, że jeśli wystawca zdecyduje się na format PDF do przesyłania e-faktur, to będzie musiał również przechowywać w osobnym pliku zawartość faktury w postaci tekstowej.

Potrzebna będzie dodatkowa interpretacja Ministerstwa. Więcej analiz już niedługo.

Wejście w życie nowego rozporządzenia planowane jest na początek przyszłego roku. Tekst proponowanego rozporządzenia można pobrać ze stron Ministerstwa Finansów.